** Jak przeprowadzić efektywny „Pre Mortem” w zespole PR: Krok po kroku

Jak przeprowadzić efektywny Pre Mortem w zespole PR: Krok po kroku

W zespole PR, gdzie tempo pracy jest zawrotne, a skutki błędów mogą być dotkliwe dla reputacji firmy, zapobieganie jest kluczowe. Zamiast leczyć skutki wizerunkowego kryzysu, lepiej go uniknąć. Jedną z technik, która pozwala na proaktywne działanie i identyfikację potencjalnych problemów, jest Pre Mortem. To swoista pośmiertna analiza projektu lub strategii, ale przeprowadzana jeszcze przed jego rozpoczęciem. Brzmi paradoksalnie? Właśnie o to chodzi. Zmusza to myślenie na opak i dostrzeganie zagrożeń, które umykają podczas standardowego planowania.

Krok 1: Przygotowanie sesji Pre Mortem

Dobre przygotowanie to połowa sukcesu. Zanim zwołasz zespół, upewnij się, że wszyscy rozumieją ideę Pre Mortem. Wyjaśnij, że celem nie jest szukanie winnych, ale realna ocena ryzyka i znalezienie słabych punktów w strategii. Przygotuj krótki brief projektu – jego cele, założenia, harmonogram i budżet. Im więcej informacji, tym lepiej. Wybierz moderatora – osobę, która będzie czuwać nad przebiegiem dyskusji i pilnować, żeby nie odbiegała ona od tematu. Ważne, by moderator potrafił zachęcić do otwartej komunikacji i stworzyć atmosferę zaufania.

Kluczowe jest również odpowiednie dobranie uczestników. Zaproś osoby z różnych działów, o różnym doświadczeniu i perspektywach. Specjalista od mediów społecznościowych dostrzeże inne zagrożenia niż ekspert od relacji z inwestorami. Różnorodność poglądów wzbogaci dyskusję i pomoże zidentyfikować więcej potencjalnych problemów. Pamiętaj, że im więcej osób w zespole, tym trudniej będzie skoordynować sesję. Postaraj się, aby zespół był wystarczająco duży, by zapewnić różnorodność perspektyw, ale nie tak duży, by sesja stała się chaotyczna. 5-7 osób to zazwyczaj optymalna liczba.

Krok 2: Moderowanie sesji – scenariusz katastrofy

Rozpocznij sesję od przypomnienia celu Pre Mortem i krótkiego omówienia projektu. Następnie poproś wszystkich uczestników, aby wyobrazili sobie, że projekt zakończył się totalną klapą. Totalną! Żadnych półśrodków. Wszystko poszło źle, jak tylko mogło. Zadaniem każdego uczestnika jest teraz wymyślenie jak największej liczby przyczyn, które doprowadziły do tej katastrofy. Brzmi makabrycznie? Być może, ale to właśnie ten element myślenia na opak jest kluczowy.

Każdy uczestnik powinien mieć chwilę, aby zapisać swoje pomysły indywidualnie. To zapobiega efektowi myślenia grupowego, gdzie osoby podporządkowują się dominującym poglądom. Następnie, po kolei, każdy prezentuje swoje pomysły. Moderator notuje wszystkie zgłoszone przyczyny, starając się nie oceniać ani nie krytykować żadnej z nich. Ważne jest, aby stworzyć atmosferę, w której każdy czuje się komfortowo, dzieląc się swoimi obawami. Można wykorzystać tablicę lub narzędzie online, aby każdy widział zebrane pomysły.

Krok 3: Analiza i priorytetyzacja przyczyn porażki

Kiedy już zbierzesz wszystkie potencjalne przyczyny porażki, czas na ich analizę i priorytetyzację. Przejrzyj listę i sprawdź, czy niektóre przyczyny się powtarzają lub są ze sobą powiązane. Spróbuj je pogrupować tematycznie. Następnie oceń prawdopodobieństwo wystąpienia każdej z przyczyn oraz potencjalny wpływ na projekt. Użyj skali, np. od 1 do 5, gdzie 1 oznacza bardzo niskie prawdopodobieństwo/wpływ, a 5 – bardzo wysokie. Pomoże to zidentyfikować te zagrożenia, które są najbardziej prawdopodobne i mogą wyrządzić najwięcej szkód.

Skup się na tych przyczynach, które uzyskały wysokie oceny zarówno pod względem prawdopodobieństwa, jak i wpływu. To one wymagają natychmiastowej uwagi. Zastanówcie się, jakie kroki można podjąć, aby zminimalizować ryzyko ich wystąpienia. Czy można zmodyfikować strategię, wprowadzić dodatkowe procedury, przeszkolić zespół? Im więcej konkretnych rozwiązań, tym lepiej. Pamiętaj, że celem Pre Mortem nie jest tylko identyfikacja problemów, ale przede wszystkim znalezienie sposobów na ich uniknięcie.

Krok 4: Dokumentowanie wyników i wdrażanie wniosków

Starannie udokumentuj wyniki sesji Pre Mortem. Zapisz wszystkie zidentyfikowane przyczyny porażki, oceny prawdopodobieństwa i wpływu, oraz zaproponowane rozwiązania. Stwórz raport, który będzie dostępny dla wszystkich członków zespołu. Regularnie wracaj do tego raportu podczas realizacji projektu i monitoruj, czy wprowadzone zmiany rzeczywiście przynoszą efekty. Pre Mortem to nie jednorazowe wydarzenie, ale proces, który powinien być integralną częścią zarządzania ryzykiem w zespole PR.

Upewnij się, że wnioski z Pre Mortem są wdrażane w życie. To kluczowe! Często zdarza się, że po przeprowadzeniu sesji, raport ląduje na dnie szuflady i nikt do niego nie wraca. Deleguj odpowiedzialność za wdrożenie poszczególnych rozwiązań konkretnym osobom. Ustal terminy realizacji. Regularnie sprawdzaj postępy. Tylko w ten sposób Pre Mortem przyniesie realne korzyści i pomoże uniknąć potencjalnych katastrof komunikacyjnych. A może nawet uda się uniknąć kilku nieprzespanych nocy.

Krok 5: Regularne powtarzanie i doskonalenie procesu

Nie traktuj Pre Mortem jako jednorazowego eksperymentu. Wprowadź tę technikę na stałe do kultury organizacyjnej Twojego zespołu PR. Regularnie powtarzaj sesje Pre Mortem dla każdego nowego projektu lub strategii. Z czasem zauważysz, że proces staje się coraz bardziej efektywny, a zespół coraz lepiej radzi sobie z identyfikacją i zapobieganiem potencjalnym problemom. Ucz się na błędach – zarówno na tych, które udało się uniknąć, jak i na tych, które jednak się wydarzyły. Analizuj, co poszło dobrze, a co można było zrobić lepiej. Doskonal proces Pre Mortem na podstawie zdobytych doświadczeń. Pamiętaj, że ciągłe doskonalenie to klucz do sukcesu w dynamicznym świecie PR.

Technika Pre Mortem to potężne narzędzie, które pozwala zespołom PR proaktywnie zarządzać ryzykiem i unikać potencjalnych katastrof komunikacyjnych. Wymaga to pewnego wysiłku i zaangażowania, ale korzyści są nieocenione. Zamiast gasić pożary, możesz je po prostu zawczasu ugasić, zanim jeszcze wybuchną. W końcu, lepszy funt profilaktyki niż tona leczenia, prawda?